In un’epoca in cui le risorse qualificate sono scarse, è essenziale per le aziende posizionarsi come datori di lavoro attraenti. Secondo l’Istat, nel quarto trimestre del 2022 proseguiva la crescita della domanda di lavoro e la concorrenza per attirare talenti è sempre più intensa.
Tuttavia, la sfida non termina con la selezione di un nuovo dipendente, anzi, inizia proprio in quel momento. Il processo di integrazione, spesso chiamato “Onboarding“, è una fase critica che inizia prima del primo giorno di lavoro del nuovo collega.
Perché questo processo è così significativo e come possono le aziende assicurarsi che sia positivo? In questo articolo, desideriamo esaminare più da vicino i processi di onboarding e offrirvi suggerimenti pratici per garantire che i nuovi dipendenti si integrino bene, si identifichino con i valori dell’impresa e inizino il loro nuovo lavoro con motivazione.
* Cos’è l’onboarding? Perché è così importante?
Onboarding è un termine di origine inglese che significa “portare a bordo”. Descrive il processo attraverso il quale i nuovi dipendenti vengono integrati in un’azienda. Solitamente è guidato dal dipartimento delle risorse umane, ma coinvolge diverse divisioni e dipendenti all’interno dell’azienda.
L’obiettivo principale del processo di Onboarding è quello di introdurre i nuovi dipendenti in modo rapido ed efficiente nel loro nuovo ambiente di lavoro. Durante questo processo i nuovi colleghi non devono solo familiarizzare con la struttura aziendale e le procedure importanti, ma anche identificare i punti di contatto e i colleghi per potersi orientare meglio. Quindi l’idea è aiutare i nuovi dipendenti a lavorare in modo efficace nel loro nuovo ruolo e farli sentire i benvenuti.
Il processo di onboarding, che di solito dura circa tre mesi, mira appunto a fornire al dipendente orientamento e una guida relativa alle sue responsabilità, consentendogli al contempo di ambientarsi meglio nella struttura aziendale.
È una parte fondamentale della cultura aziendale, perchè diventa cruciale per l’impresa trattenere quel talento a lungo termine, già che c’è carenza di personale qualificato ed è costante la minaccia che un’impresa rivale possa sottrartelo. Come in molti altri contesti la prima impressione gioca un ruolo decisivo in questo processo. Pertanto, è di grande importanza che l’azienda si presenti nel migliore dei modi.
* Le diverse fasi dell’onboarding
Vediamo adesso passo passo un buon piano di onboarding
Preboarding
Dopo aver chiuso la fase di colloqui, aver scelto la persona da assumere, inizia il processo di preboarding, gestito dal dipartimento delle risorse umane.
Durante questa fase, vengono preparati tutti i documenti di assunzione, scambiate informazioni importanti con il responsabile e il personale viene informato del nuovo arrivo.
Nei giorni precedenti l’incorporazione, il nuovo dipendente riceve una e-mail con tutte le informazioni preliminari di cui ha bisogno per iniziare al meglio. Se deve affrontare un trasloco, gli vengono inviati consigli e suggerimenti sulle migliori zone della città, sulle scuole per i figli e sulle offerte di corsi di lingua, nel caso in cui ne avesse bisogno.
In breve, il neo assunto dovrebbe ricevere tutte le informazioni importanti per arrivare il più preparato possibile il primo giorno in modo che non si senta spaesato.
Orientamento
Il primo giorno di lavoro di un nuovo dipendente è cruciale. Oltre a un caloroso benvenuto, ad esempio tramite un welcome pack con tutti gli strumenti che gli possono essere utili, presentarlo ufficialmente e fargli fare un piccolo tour degli uffici e degli spazi comuni e dargli materiale informativo.
Molte aziende decidono anche di assegnare un mentore al neo assunto: un collega esperto che lo possa affiancare e guidare durante il processo di onboarding aziendale, risolvendogli gli eventuali dubbi e perplessità.
Queste misure di supporto contribuiscono a una rapida integrazione del nuovo dipendente nell’azienda e a farlo sentire il benvenuto. Queste informazioni dovrebbero anche essere disponibili nell’intranet, che può fungere da ulteriore strumento di orientamento.
Integrazione
Nella prima settimana di lavoro il dipendente non deve essere sovraccaricato di lavoro, in quanto si sta ancora ambientando. Gli verranno spiegate le regole, le sue responsabilità e le procedure, nonché gli obiettivi e i valori aziendali.
È importante anche che si integri con i suoi colleghi, che prenda confidenza. Può essere utile pranzare con i colleghi per scambiare chiacchere informali o invitarlo in un after work. È importante che il nuovo collega si senta un membro prezioso. Tutto il team è chiamato a ricevere il nuovo dipendente in modo cordiale e professionale.
Infine, è importante avere un feedback, per verificare se il processo di integrazione si sta svolgendo positivamente.
* Effetti positivi di un onboarding di successo
- Aumento della motivazione: quando un nuovo dipendente si sente il benvenuto, ciò ha un impatto positivo sulla sua etica del lavoro. I dipendenti soddisfatti influenzano positivamente il team. L’atmosfera lavorativa ne beneficia, con riflessi positivi sull’andamento aziendale.
- Aumento della coesione: il processo di onboarding contribuisce sin dall’inizio all’integrazione del nuovo collega nel suo team e nella struttura aziendale. Nell’attuale contesto, avere un lavoro gratificante è sempre più importante, quindi è essenziale comunicare chiaramente i valori aziendali.
- Riduce il tasso di rotazione: quando il processo di onboarding è positivo e il nuovo dipendente si sente benvenuto e valorizzato dalla direzione delle risorse umane, dal team e dall’azienda nel suo complesso sin dall’inizio, si sviluppa un rapporto di fedeltà che porta a una riduzione del tasso di rotazione del personale e al rafforzamento del successo aziendale.
* Conclusioni
Dopo il processo di selezione, è fondamentale accogliere calorosamente il nuovo collega e facilitarne l’ambientamento. L’onboarding è un processo che viene inizialmente gestito dal dipartimento delle risorse umane, ma che riceve il supporto di tutto lo staff e dell’azienda nel suo complesso.
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Se il processo si sviluppa in modo positivo e il nuovo dipendente si sente a proprio agio con il team e con le sue responsabilità aziendali, avrete acquisito un dipendente soddisfatto ed efficace.